Salah satu indikator penting untuk mewujudkan perusahaan yang sukses adalah merekrut tenaga kerja atau sumber daya manusia (SDM) yang sesuai dengan kebutuhan, dan berkualitas tinggi. Namun menemukan kandidat sesuai kebutuhan dan kriteria perusahaan harus berdasarkan dengan Standar Operasional Prosedur atau SOP Rekrutmen karyawan. Karena di dalamnya pasti mengatur keseluruhan kriteria kandidat dan juga kebutuhan perusahaan. 

Sebagai HRD yang akan melakukan rekrutmen, penting bagi Anda memahami detail terkait SOP rekrutmen karyawan. Tujuannya tidak lain agar lebih menghemat tenaga dan segera menemukan kandidat yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Lebih detailnya, pada artikel kali ini, akan dibahas SOP rekrutmen karyawan. Simak sampai habis ya!

Apa yang Dimaksud dengan SOP Rekrutmen Karyawan?

SOP atau Standar Operasional Prosedur sendiri memiliki pengertian sebagai pedoman yang menjadi acuan dalam melaksanakan setiap pekerjaan. Dalam hal ini berarti SOP rekrutmen adalah keseluruhan pedoman secara prosedural yang digunakan untuk melaksanakan proses rekrutmen. Biasanya termasuk alur rekrutmen, kriteria karyawan dan rincian biaya yang dikeluarkan saat proses berlangsung. SOP ini bahkan, banyak diterapkan juga dalam perusahaan-perusahaan guna menumbuhkan dunia kerja sesuai prosedur.

SOP yang baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Bagaimana SOP Perekrutan Karyawan?

Ada beberapa prosedur atau tahapan dari SOP Perekrutan Karyawan, yaitu:

Step 1 – Planning

Ketika diperlukan untuk merekrut suatu posisi, Manajer harus mengacu pada deskripsi posisi untuk menetapkan persyaratan untuk posisi tersebut, dan kriteria kandidat yang dibutuhkan.

Kemudian jika tidak ada deskripsi posisi untuk posisi tersebut, atau memerlukan revisi, maka akan dikembalikan pada manajer yang membutuhkan pegawai. Setelah deskripsi pekerjaan lengkap tidak langsung serta merta di publikasikan. Tim HR akan meninjau dan mengevaluasi posisi tersebut.

Step 2 – Publikasi ke Tim Komunikasi

Setelah proses peninjauan selesai, maka tim HR akan mengirimkan permohonan ke departemen komunikasi untuk kemudian dipublikasikan. Jangka waktu permohonan ini variatif, biasanya bisa 7 sampai 14 hari kerja tergantung permintaan perbaikan dan review sampai tahap acc. 

Publikasi dengan Konsultan HR

Perusahaan tidak selalu mempublikasikan kebutuhan karyawan mereka sendiri. Tak jarang pihak HR juga menggunakan bantuan dari jasa konsultan rekrutmen untuk mempercepat proses seleksi. Cara ini cenderung lebih cepat digunakan daripada harus melakukan proses rekrutmen mandiri. Selain itu, biasanya akan lebih mendapat kandidat yang sesuai karena konsultan HR banyak memiliki talent pool.

Step 3 – Proses Screening

Pada tahap ini pihak perusahaan melakukan seleksi lamaran kerja yang diterima perusahaan. Dimana secara umum, pihak perusahaan akan melakukan beberapa proses sebagai berikut:

• CV Screening: seleksi awal dengan cara membaca resume yang paling cocok dengan kualifikasi. 
• Psychological Screening: tes psikologi meliputi tes tingkat kecerdasan (IQ Test), tes potensi karakter (DISC Test), dan tingkat ketepatan / akurasi (Kraeplein/Pauli Test).
• FGD Session: tes yang fokus pada kemampuan problem solving, tingkat inisiatif, dan keterampilan kepemimpinan dari para kandidat terhadap sebuah permasalahan yang diberikan.
• Medical Check: memastikan kondisi kesehatan kandidat. Apakah ada penyakit atau kondisi tertentu yang nantinya menghambat produktivitas bekerja atau tidak.

Step 4 – Selecting

Tahap selanjutnya yaitu proses wawancara (interview), dimana perusahaan memilih yang terbaik dari kandidat yang sudah tersaring dari seleksi sebelumnya. Setiap perusahaan memiliki proses wawancara yang berbeda-beda. Ada yang single-stage dan ada yang multi-stage.

Jika menggunakan proses multi-stage interview, maka akan ada tiga tahapan wawancara:

• Wawancara HR: proses wawancara dengan bagian SDM. Hal ini untuk memastikan kecocokan kualifikasi, pengalaman kerja, dan hal-hal yang berkaitan dengan karakter atau perilaku dari kandidat.
• Wawancara User: proses wawancara dengan pimpinan bidang perusahaan yang dilamar. Wawancara ini meliputi hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilamar dan kompetensi teknis tertentu. 
• Tes Kepemimpinan: Hanya berlaku untuk posisi tertentu di sebuah perusahaan dimana tahap uji kepemimpinan biasanya terdiri dari situational and pressure interview.

Step 5 – Hiring

Pada tahap ini, Bila pihak pelamar diterima, maka perusahaan akan menghubungi orang tersebut, lalu kemudian menyuruhnya untuk datang lagi ke kantor. Setelah di kantor, orang tersebut akan melakukan sejumlah proses rekrutmen lainnya, seperti negosiasi dan sosialisasi hal-hal teknis seputar pekerjaan.

Sebaliknya, bila tidak diterima, perusahaan juga akan mengabari si pelamar mengenai hal tersebut. Sayangnya, cara ini jarang dilakukan oleh sebagian besar perusahaan. Padahal, mengabari bahwa si pelamar tidak diterima perusahaan sangatlah penting.

Bagi pihak pelamar, cara tersebut membuat mereka tahu bahwa lamaran mereka ditolak, sehingga mereka tak perlu menunggu lama dan bisa fokus melamar ke perusahaan lain. Bagi perusahaan, cara tersebut dapat memberikan citra positif di mata pelamar, karena mereka nantinya akan dianggap sebagai perusahaan yang kooperatif dalam proses rekrutmen karyawan.

Step 6 – Onboarding Karyawan

Setelah semua proses rekrutmen sebelumnya telah dijalani, sang kandidat pun resmi menjadi karyawan perusahaan. Lazimnya, sang kandidat bisa langsung bekerja hari itu juga, atau di hari lain sesuai kebijakan perusahaan dan kesanggupan si kandidat.

Sang karyawan baru pun akan diberi sejumlah tanggung jawab oleh perusahaan. Di beberapa perusahaan tertentu, pihak perusahaan juga akan mengenalkan seorang mentor kepada sang karyawan baru. Nantinya, mentor tersebut akan memberi sejumlah pengarahan selama sang karyawan baru bekerja di sana.

Setiap perusahaan tentu memiliki sistem rekrutmen yang berbeda-beda. Namun, tahapan SOP Rekrutmen diatas merupakan gambaran umum yang bisa dijadikan acuan bagi perusahaan ketika melakukan proses hiring. (mt)