Perusahaan adalah sebuah mekanisme terkait dengan infrastruktur rejeki dan mengatur banyak transaksi dan pegawai, bayangkan jika perusahaan tidak memiliki mekanisme infrastruktur dengan baik maka bisa jadi roboh bukan bangunan tersebut. Nah pada artikel ini akan dibahas bagaimana menerapkan SOP di Franchise Kopi Kenangan.

Bagaimana sih mereka kok bisa membuat franchise / waralaba yang bisa melebar hampir di penjuru Indonesia. Dalam hal penerapan Standard Operational Procedure (SOP). Anda harus paham terkait pembuatan SOP itu dulu dan merasakan disetiap divisi jika SOP itu berjalan serta membantu control dan pengendalian setiap divisi agar perusahaan terhindar dari namanya kecurangan atau blunder management.

Franchise Kopi Kenangan begitu melesat baik karena penerapan standar operasional nya sangatlah mudah dipahami dan meminimalisir dari kecurangan setiap divisi. Begitu sering kita jumpai di plaza mall kopi kenangan ini dan mudah kita cermati siklus transaksinya seperti cara mereka menerima order, cara membuat minuman, cara menyampaikan promo dan cara suggest selling mereka yang sehingga kita tertarik untuk menambah atau bahkan mencobanya.

Dengan sistem Bar Open atau cara membuat minuman terlihat langsung oleh pelanggan maka timbul trust higienisnya dan atribut yang dikenakan juga membuat kita nyaman untuk menikmati minuman tersebut.

Tips dan Trik Kunci Sukses dalam Menerapkan SOP di Franchise Kopi Kenangan

• Menerapkan SOP Siklus Transaksi Jadi Mudah
  

  Siklus transaksi adalah awal dimana pengusaha kopi menerima order, membuat dan menyerahkan ke pelanggan dengan sistem operasional yang baik. Bayangkan jika kita tidak ada terima sistem order dengan baik, seperti orang jualan di pasar mekanismenya hanya jual dan beli tidak memperhatikan pelayanan.

  Di satu sisi sistem penerimaan adalah tonjolan awal baik untuk pelanggan. Selain itu ada lagi siklus transaksi pembuatan order (buat recept minuman) dengan adanya panduan pembuatan recept minuman maka akan mudah bukan untuk pegawai kita dalam mengerjakannya tidak perlu pusing jika pegawai ada yang resign, cukup membaca dan menghafal setiap takar dalam pembuatan minuman kopi kenangan dan yang terakhir sistem delivery order customer atau penyerahan pesanan minuman ke pelanggan.

  Jika kita ke gerai kopi kenangan setiap kita pesan akan menunggu 10-15 menit setiap pembuatan minumnya setelah itu nama kita atau nomer order kita akan dipanggil untuk memudahkan identitas pembeli dari nomor struk tersebut. Sangat mudahkan jika kita memiliki sistem seperti itu maka bisnis Franchise Kopi Kenangan bisa menjadi autopilot berkat penerapan SOP sederhana sebagai media pelaksana dalam usahanya dan siap untuk di franchise kan.

• Terhindar dari kecurangan management atau karyawan
  

  Kecurangan itu mesti ada cuman kita nya nih management yang harus pro aktif untuk mengidentifikasi, mengendalikan dan mengontrol setiap aktivitas usaha. Kalau kita sebagai usaha asal beli atau asal jual tanpa standar pelaksanaan yang baik maka jangan harap bisa membuka cabang dengan management yang berintegritas.

  Karena jika tidak ada SOP seakan usaha berjalan namun tanpa rambu – rambu. Tujuan dari menerapkan SOP adalah terhindar dari cost atau biaya yang terlalu besar dan tidak bisa diidentifikasi, hanya muncul angka besar yang kita pun tidak tahu penyebabnya apa.

  Coba anda menerapkan nya perlahan-lahan dari sistem jual nya dulu atau penggunaan atribut setiap hari nya. Kita mulai standart dari yang paling kecil dulu. Jangan terlalu banyak alasan untuk tidak bisa menerapkan SOP.

• Memantau kinerja outlet dari jarak jauh
  

  Memantau adalah salah satu goals dari autopilot kondisi memantau di mana proses dari setelah penerapan SOP. Maka langkah selanjutnya adalah memantau dari jarak jauh dengan menggunakan sistem standar operasional. Beserta software operasional dan keuangan yang sinkron atas SOP kita.

  Sehingga mutu pelayanan dan mutu keuangan tetap terjaga dari kecurangan seperti di point sebelumnya. Software salah satu goals yang berdampak cukup besar dari sektor bisnis usaha salah satu nya usaha franchise. Di mana franchise adalah sebuah nama dan produk serta ekosistem transaksinya menjadi nilai jual yang lebih, bagaimana tidak jika usaha belum memiliki software yang bisa menunjang usaha, bayangkan bila usaha sudah besar dan ingin kita franchise kan agar lebih terkenal dan keuntungan banyak namun belum memiliki software yang bisa menerbitkan laporan omset, promo, keuangan, budget maupun pengalokasian dana untuk investasi.

  Maka segera bentuk software atau pilih software dalam memantau setiap outlet. Seperti Kopi Kenangan memiliki software kasir. Tentu anda lihat ketika order di kopi kenangan karena di situ titik setiap outlet bisa terpantau management ketika tidak di tempat. Bisa monitoring berdasarkan prosedur yang sudah di buat.

  Sistem dan software adalah keterkaitan dalam penyempurnaan standar di mana software sebagai media perantara pegawai dan kontrol. Sedangkan SOP sebagai alur kegiatan aktivitas yang diaplikasi dengan menggunakan software.

  Cukup mudah untuk melakukan namun dari software tersebut ada nilai harga beli juga. Atau perolehan dari setiap project nya tergantung dari seberapa investasi anda di software. Sehingga berdampak besar bagi outlet – outlet seperti kopi kenangan.

• Laporan Keuangan Terbentuk Secara Utuh
  

  Dari point 1 hingga 3 adalah proses aktivitas operasionalnya dan di point 4 adalah output dari aktivitas operasional. Laporan keuangan adalah sumber utama management dalam menentukan strategi baru dengan kondisi utuh.

  Bila anda franchise pastikan ada output laporan keuangan sehingga anda bisa terhindar dari pemborosan cash flow rendah. Dengan adanya penerapan Standar Operasional Prosedur, Pengendalian & Control dan Software Sistemasi Bisnis usaha anda. Ataupun franchise kopi kenangan bisa terkendali dan bisa membuka franchise baru. Agar keberlangsungan usaha tetap terjaga dengan laporan keuangan yang valid.

 Begitulah kunci penting penerapan SOP . Sehingga perusahaan secara laporan kinerja perusahaan bisa tumbuh baik dan terkendali meskipun monitoring jarak jauh.

Kesimpulannya setiap kegiatan usaha apalagi franchise harus ada penerapan standar operasional prosedur ibarat kereta api dan rel. Apabila kita memiliki gerbong kereta makan juga harus dituntun dengan kepala kereta / tenaga kereta. Namun kereta harus memiliki alur yaitu reel sebagai landasan kereta berpacu, seperti itulah usaha kita memiliki divisi dan SOP. (mt)